yuliana.goni
Lo prometido es deuda. Hoy quiero contarte 4 casos de uso donde la IA puede ser nuestra mejor aliada como Project Managers.
Sabemos que muchas veces se nos va el tiempo en tareas repetitivas… ¡pero eso puede cambiar!
Si usamos bien la IA, podemos automatizar lo operativo y enfocarnos en aportar valor a nuestros equipos y a nuestros proyectos.¡Vamos a por ello!
Caso de uso 1: Automatización de tareas
Los project managers invertimos horas en redactar actas de reunión, actualizar riesgos, mapear stakeholders o coordinar agendas. La IA puede automatizar muchas de estas tareas:
Herramientas y como usarlas:
- Copilot: Genera actas automáticas a partir de las reuniones en Teams, programa citas según disponibilidad y completa informes usando tus plantillas de Word o Excel.
- Infinity PMI: Produce documentos alineados a PMBOK (como actas, informes de status y matrices de interesados).
- GPT / Gemini / Deep Seek: Pega el resumen de tu reunión y estas herramientas pueden actualizar tu mapa de stakeholders, sugerir acciones clave o identificar nuevos riesgos basados en análisis PESTEL.
- MAKE: Automatiza flujos entre herramientas como Teams, Asana, Slack, Notion, ClickUp o Power BI. Ejemplo: cuando se actualiza una tarea en Jira, se actualiza tu cronograma en Notion y se notifica por Slack.
Caso de uso 2: Planificación ágil y adaptativa
La planificación es uno de los mayores retos de los PMs. Las herramientas de IA ya nos permiten crear y adaptar planes rápidamente ante cualquier cambio (que sabemos que se dá usualmente):
Herramientas y como usarlas:
- Copilot + Project: Podemos diseñar el cronograma completo del proyecto a partir de objetivos, recursos y restricciones, y ajusta automáticamente las fechas si cambian las condiciones
- Jira IA / Monday IA: Prioriza tareas en nuestro backlog, estima tiempos, sugiere dependencias y detecta cuellos de botella.
- GPT / Gemini / Deep Seek: Genera plantillas de cronogramas por tipo de proyecto (Scrum, híbrido, cascada), que podemos importar en herramientas como ClickUp, Asana o Trello.
Caso de uso 3: Análisis de riesgos y toma de decisiones
Anticiparse a los problemas es clave. La IA nos puede ayudar a evaluar riesgos, prever escenarios y tomar mejores decisiones estratégicas:
Herramientas y como usarlas:
- ChatGPT o Gemini + análisis PESTEL o SWOT: Al introducir datos del entorno (económicos, políticos, legales, etc.), podemos generar un mapa de riesgos actualizado o reforzar tu análisis de negocio.
- Power BI con IA integrada: Nos permite detectar anomalías, prever desviaciones en presupuestos o plazos y sugerir decisiones basadas en patrones históricos.
- Notion AI / ClickUp AI: Resume tendencias, extrae indicadores clave desde múltiples fuentes (informes, dashboards) y te ayuda a tomar decisiones más informadas con menos esfuerzo.
Caso de Uso 4: Comunicación efectiva con stakeholders
Otro de los mayores retos del Project Manager es mantener a todos los interesados informados, alineados y comprometidos. La IA puede adaptar el mensaje, automatizar reportes y personalizar la comunicación para cada tipo de stakeholder.
Herramientas y cómo usarlas:
- GPT / Gemini / DeepSeek: Podemos pedirle que redacte un resumen ejecutivo del avance del proyecto en tono formal, informal, técnico o estratégico según el perfil del destinatario (C-Level, cliente, equipo técnico).
- Notion AI / Grammarly / Writer.com: Estas herramientas mejoran tu redacción en inglés o español, detectan ambigüedades y optimizan la claridad del mensaje. Perfectas para correos, presentaciones o actualizaciones semanales.
- DeepL: Esta herramienta es realmente poderosa. Te permite traducir documentos o presentaciones completas a más de 30 idiomas, manteniendo intacto el diseño y la estructura original. Ideal cuando necesitas compartir contenido con equipos internacionales sin perder tiempo en el formato.
- Power BI + Copilot / Google Looker Studio + Gemini: Genera dashboards dinámicos con visualizaciones comprensibles para cada grupo. Además, Copilot puede ayudarnos a crear la narrativa del dato: “¿Qué significa este número para el negocio?”
- MAKE / Zapier: Automatiza la distribución de reportes vía email, Slack o Teams. Por ejemplo, podemos configurar alertas semanales que se adapten según el avance del proyecto o los riesgos detectados.
La IA no reemplaza tu rol como project management, pero si potencia tus capacidades para tomar mejores decisiones y ahorrar tiempo.
Gracias por leer hasta aquí. Si te sirvió, compártelo con otros PMs que también quieran sacarle provecho a la IA 😉
